Nutzungsmöglichkeiten von Microsoft Teams 

1. Teams und Kanäle in Microsoft Teams optimal nutzen 

Innerhalb von Microsoft Teams gibt es die namensgebenden Teams. Dabei handelt es sich um Sammlungen von Personen, Inhalten und Tools für unterschiedliche Themen, Abteilungen oder Projekte innerhalb MEC. 
  

 
 
Teams können entweder so eingerichtet werden, dass nur eingeladene Benutzer*innen Zugang haben, oder als öffentliche Teams, an denen alle Mitarbeiter*innen teilnehmen können. Konversationen, Dateien und Notizen in Teams sind nur für Mitglieder des jeweiligen Teams einsehbar. 

Einzelne Teams lassen sich in verschiedene Kanäle unterteilen, die den Teammitgliedern ermöglichen, gezielte Diskussionen über bestimmte Themen zu führen (z. B. Projekt 1, Projekt 2, usw.). Jedes Team kann nach Bedarf eine eigene Struktur von Kanälen festlegen. Die Mitglieder dieses Teams können entscheiden, welche Themen in den einzelnen Kanälen behandelt werden. Einige Kanäle können beispielsweise bestimmten Projekten, Initiativen oder Standorten gewidmet sein, während andere für verschiedene Interessengebiete, Neuigkeiten oder Diskussionen genutzt werden können.  

 Sowohl das Team als Ganzes als auch die einzelnen Kanäle verfügen über eigene Konversationsbereiche, in denen sich die Teammitglieder zu den jeweiligen Themen austauschen können. Diese Bereiche können derzeit von bis zu 10.000 Personen genutzt werden. Teams und Kanäle eignen sich nicht nur für themenspezifische Unterhaltungen, sondern auch für die Ablage relevanter Dokumente, die gemeinsame Bearbeitung dieser Dokumente und die Erledigung weiterer gemeinsamer Aufgaben. 

2. Private Chats und Unterhaltungen in Microsoft Teams führen 

Ein Chat kann einzeln, zwischen zwei Personen oder in Gruppen gestartet werden. Im Gegensatz zu den Konversationen in den Teams und Kanälen sind private Gruppenchats jedoch auf bis zu 250 Personen begrenzt. In der linken Menüleiste gibt es hierfür die Kategorie "Chat" (1). Neue Gespräche werden über den Menüpunkt „Neuer Chat“ (2) gestartet. Anschließend wird der Name der gewünschten Person aus der Kontaktliste (3) ausgewählt, und die Unterhaltung kann beginnen. 

Im Textfeld (4) können Sie Ihre Chatnachrichten eingeben. Die Menüleiste unter dem Textfeld (5) stellt verschiedene Funktionen bereit, wie das Formatieren von Text, Anhängen von Bildern oder Versenden von GIFs.  

Um einen Gruppenchat zu starten, gehen Sie ähnlich wie bei einem normalen Chat vor. Klicken Sie auf den nach unten zeigendem Pfeil rechts neben dem „An-Feld“ (6). Hier können Sie einen Gruppennamen (7) festlegen. Im „An-Feld“ (8) können Sie dann die gewünschten Teilnehmer*innen hinzufügen. 
 
 
https://support.microsoft.com/de-de/office/starten-eines-chats-in-teams-0c71b32b-c050-4930-a887-5afbe742b3d8?ui=de-de&rs=de-de&ad=deÜber die sogenannte Präsenz-Funktion (rechts oben in der Kontoverwaltung) lässt sich bequem einstellen, ob man für Chats oder direkte Konversationen zur Verfügung steht.  

3. Anrufe mit Microsoft Teams durchführen 

Zu den Anrufen kommen Sie über das Anrufsymbol (1) in der linken Leiste. Sie können entweder über die Suchleiste (2) nach der Person suchen, die Sie anrufen wollen oder sich Telefonbücher (3) anlegen. 
  

4. So starten Sie Telefon- und Videokonferenzen in Microsoft Teams 

Audio- und Videokonferenzen sind sowohl mit internen als auch externen Teilnehmer*innen durchführbar. Sollten Informationen an ein großes Publikum weitergegeben werden müssen, kann man per Webcast bis zu 10.000 Teilnehmer*innen erreichen. Dafür ist jedoch das Add-on "Einwahlkonferenzen" erforderlich. Eine Konferenz lässt sich entweder über den Kalender in Teams oder direkt über Outlook erstellen. Die Terminerstellung in Teams funktioniert ähnlich wie in Outlook: Sie können Personen einladen, Ort und Zeit festlegen und weitere Einstellungen vornehmen. Außerdem können Sie die Konferenz für alle Mitglieder eines Kanals hinzufügen. Sobald Sie auf „Speichern“ oder „Senden“ klicken, wird ein Teams-Meeting erstellt.  

Über den Kalender können Sie dann an der Konferenz teilnehmen. 
  
 
Im Meeting hat man dann verschiedene Möglichkeiten, wie Kamera ein- und ausschalten, Ton ein- oder ausschalten, chatten oder den Bildschirm teilen. 
  

 
Übrigens wird die Archivierung der Kommunikation mit Teams deutlich einfacher: Die Software kann auf Wunsch Gespräche und Konferenzen transkribieren und bei Bedarf in bis zu 40 Sprachen übersetzen. Darüber hinaus können Anrufe und Konferenzen mit Microsoft Stream aufgezeichnet und gespeichert werden. 

5. Präsentationen auf der digitalen Leinwand von Microsoft Teams zeigen 

In Videokonferenzen ist es möglich, Präsentationen auf einer digitalen Leinwand zu teilen, ähnlich wie bei einem persönlichen Arbeitstreffen. Dabei können Sie in einer virtuellen Besprechung Inhalte von Ihrem Laptop oder Computer für die anderen Teilnehmer*innen freigeben. Über den Freigeben-Button haben Sie die Wahl, entweder einzelne Programmfenster wie PowerPoint oder sogar Ihren gesamten Bildschirm zu teilen. 
  

Oder Sie öffnen ein digitales Whiteboard, auf dem Sie mit Ihren Kolleg*innen an gemeinsam und in Echtzeit an neuen Ideen arbeiten können. 

6. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Microsoft Teams 

Teammitglieder haben in Microsoft Teams die Möglichkeit, Dateien in Chats zu teilen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, selbst wenn alle im Homeoffice sind. Die Dokumente sollten dafür direkt in einem Team gespeichert werden. Im Hintergrund von Microsoft Teams arbeitet SharePoint, das die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Dateien können in einem Team hochgeladen und synchronisiert werden.  

Im jeweiligen Team können dann mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument öffnen und parallel daran arbeiten. 
  

 
 
Auch Chats aus Outlook können Sie über Microsoft Teams für andere Kolleg*innen freigeben.  

7. Apps von Microsoft oder Drittanbietern in Microsoft Teams integrieren 

Um die virtuelle Zusammenarbeit weiter zu verbessern, ermöglicht Microsoft Teams die Integration von Apps (1). Diese Apps tragen dazu bei, Arbeitsprozesse noch komfortabler und effizienter zu gestalten. Zusätzlich zu den verschiedenen Microsoft-365-Anwendungen besteht auch die Option, Tools von Drittanbietern zu integrieren und zu verwenden.  

8. Agiles Zusammenarbeiten und mehr Verbundenheit in virtuellen Teams 

Ein zunächst spaßig wirkendes Feature ist der Together Modus in Microsoft Teams. Dieser Modus nutzt eine Segmentierungs-KI, um alle Teilnehmenden einer Besprechung vor einem gemeinsamen Hintergrund darzustellen. Tatsächlich fördert dies wesentliche Aspekte der Zusammenarbeit. Zum einen entsteht der Eindruck, dass man sich im selben Raum wie die Kolleg*innen befindet. Dadurch kann man sich besser auf die Gesichter und die Körpersprache konzentrieren, um nonverbale Kommunikation auch im virtuellen Raum besser zu verstehen. 

Um den Together Modus in Microsoft Teams zu aktivieren, klicken Sie auf Ihr Profilbild und öffnen Sie das Optionsmenü, indem Sie „Einstellungen“ wählen. Setzen Sie im Bereich „Allgemein“ ein Häkchen bei „Neue Besprechungserfahrung aktivieren.“ 
 

Eingehende Anrufe und neue Besprechungen werden fortan in einem separaten Fenster geöffnet. Nach einem kurzen Neustart wird die neue Besprechungserfahrung aktiviert und Sie können den Zusammen-Modus dann in einer laufenden Besprechung über das Dreipunkt-Menü starten. 
  

Über das Dreipunkt-Menü können Sie auch das Geschehen im Hintergrund Ihres Kamerabildes ausblenden oder durch ein anderes Hintergrundbild ersetzen.  

9. Microsoft Lists: Effektive Organisation direkt in Microsoft Teams 

In Microsoft Teams steht die App Microsoft Lists bereit, mit der Sie Informationstracking durchführen können, um Ihre Arbeitsabläufe effizient zu organisieren. Zum Beispiel ermöglicht sie das Management von Mitarbeiter-Onboarding-Prozessen, die Erstellung von Checklisten für verschiedene Ereignisse oder die Verfolgung des Fortschritts Ihrer Projekte. 

Sie können Listen für verschiedene Zwecke aus vorgefertigten Vorlagen erstellen, die in der App verfügbar sind. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Listen direkt aus Excel-Tabellen zu importieren oder bestehende Listen individuell anzupassen. Alternativ können Sie auch eine leere Liste erstellen und nach Ihren eigenen Anforderungen gestalten. 

Um auf Microsoft Lists zuzugreifen, wechseln Sie in Microsoft Teams zum Bereich "Teams" auf der linken Seite. Dort finden Sie unter der Registerkarte "Teams" oben in der Mitte, links neben dem Symbol "+", die Option "Lists". 
 

Klicken Sie jetzt auf „Eine Liste erstellen“ gelangen Sie zur Übersicht mit den verfügbaren Vorlagen oder können eine leere Liste erstellen. 
  

10. Kleine Gruppengespräche mithilfe von Break Out Rooms in Microsoft Teams 

Insbesondere während ausgedehnter Besprechungen oder virtueller Workshops kann es vorteilhaft sein, die Teilnehmer in kleinere Gruppen aufzuteilen, um gemeinsam an neuen Ideen zu arbeiten oder zu diskutieren. Hierfür bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, sogenannte Gruppen- oder Breakout-Räume zu nutzen. Als Veranstalter der Konferenz haben Sie nun die Option, während einer laufenden Besprechung am oberen Rand solche Räume einzurichten (1).  

Bei der Konfiguration werden Sie im nächsten Schritt gefragt, wie viele unterschiedliche Räume Sie zur Verfügung stellen möchten und wie die Teilnehmer auf diese Räume verteilt werden sollen. Sie haben die Wahl, ob die Teilnehmer automatisch den erstellten Räumen zugewiesen werden sollen oder ob Sie sie manuell auf die einzelnen Räume verteilen möchten. Nach der Zuweisung werden die Teilnehmer benachrichtigt, dass sie in Kürze in einen Breakout-Raum wechseln werden. Anschließend kann bei Bedarf mit nur einem Klick zwischen Gruppenräumen und der Hauptbesprechung gewechselt werden. 

Microsoft Teams: Dark Mode aktivieren – so geht’s 

Sie haben vielleicht bemerkt, dass in einigen Bildern dieses Artikels Microsoft Teams in einer dunklen Farbgebung gezeigt wird. Diese Option ist nicht nur augenfreundlicher bei schlechten Lichtverhältnissen, sondern verleiht der Benutzeroberfläche auch eine elegante Optik. Um den dunklen Modus von Microsoft Teams zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann die Option „Einstellungen“ aus. 

Dort können Sie unter dem Abschnitt „Allgemein“ zwischen der Standardansicht, dem dunklen Modus oder einer Variante mit besonders hohem Kontrast wählen.